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采购助理未来的规划篇一
企业追求的经营目标是以最少的投入、最高的产出创造最大的经济效益。要达到该目标，就需要企业对所拥有的各种资源（主要指人、财、物、技术、设备等）进行有效充分、合理、科学的利用。物资管理部门作为现代企业的一部分，在市场经济条件下发挥着重要作用。一个企业要生存要发展，就要不断地抓管理，抓成本。物资供应部门是管物的机构，它的本质却是管钱，物资管理已成为决定企业经济效益的重要因素。现代企业物资管理以其运行质量、流通速度、有效管理和降低成本成为现代企业增加效益的“第三利润源泉”。
企业物资管理应从计划、采购、验收、付款、供应、保管、输送等计划实施情况的全过程进行监控、设计，并形成管理体系，这一管理体系的好坏，直接影响到企业的生产、技术、劳动和运输等各方面的经营活动，直接影响企业的经济效益。现代企业物资管理必须引入竞争机制，运用现代化的手段和工具从事物资供应和采购，通过降低采购成本，优化库存结构，合理配置流动资金，来确保企业生产和各项经济技术指标与生产计划的完成。受我国企业长期以来“重生产、轻物流”意识的影响，一些现代生产型企业尚未认识到物资管理与企业整体工作的紧密相关性，企业物资管理跟不上，供应链难以优化，这在一定程度上削弱了企业的竞争力。针对现代生产型企业物资管理中存在的问题，笔者拟提出自己的浅见，以期抛砖引玉，引起大家对此问题的关注。
一、现代生产型企业物资管理中存在的问题
笔者通过对生产型企业物资管理情况的调查了解，收集查阅相关资料分析认为，企业在物资供应、物资采购、物资储备、物资定额消耗等方面存在一些问题，并影响企业的效益，具体表现如下。
（一）企业物资供应和采购计划不到位
有些企业没有根据营销计划和生产任务来编制企业物资供应计划，导致盲目采购，物资积压或短缺。物资积压使订货成本、购置成本、储备成本增加，资金占用过多，资金利用率较低；物资短缺使供不应求，影响生产，两者都影响企业的经济效益。
（二）物资采购存在风险
采购过程中合同、价格、质量、供应商延期交货、技术进步、采购意外等方面存在许多风险，如合同欺诈、供应商乱抬价、质量标准达不到要求、供应商延期交货等，这些风险的存在对企业的生产和发展都有影响。
（三）物资库存管理工作薄弱，清仓工作滞后，致使库存物资积压和浪费严重
1.物资验收入库没有严格按照规定程序和手续进行检查验收。
2.物资养护没有根据物资的物理性能、化学成分、体积大小等分别加以妥善保管。仓库管理不到位，缺乏科学管理；管理人员责任心不强，造成对库存物资品种、规格不清楚；对每份合同需要的原料品种、数量计算不准，使之原料剩余，长期堆放不用，造成浪费。
3.仓库保管员和会计不能及时对账和盘库。物资明细账出现差错，没有能认真地查找原因与及时处理、长期堆积，造成物资长期账物不符，影响了差异的正常分配，从而影响当期损益的真实性。
4.预验入库物资长期挂账，不开票结算造成虚假成本嫌疑，人为调节利润。
（五）企业的财务人员观念陈旧，会计参与管理的意识差，不能从记账、算账、报账的事务工作中解脱出来；对内不了解生产过程，对外不了解市场行情。这种状况导致核算不规范，财务分析滞后，盈亏找不出原因，成本管理具有较大的盲目性。
（六）经济行为的不规范
企业对物资采购的执行过程缺乏监控，让素质偏低的采购人员盲目采购；违纪、违法进人情货；在采购中捞好处，吃回扣等现象时有发生，这样既造成材料质差价高，又影响企业正常的生产与安全。
二、现代生产型企业加强物资管理的建议
企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，其工作环节众多，是一项复杂的系统工程，该项工作开展的效果将影响着企业的生产与销售和企业的效益。现代生产型企业要实现规范与科学的物资管理，必须有良好的物资管理流程（图1）。
针对物资管理过程中管理体系的不完善和物资管理流程的复杂性，笔者认为，现代生产型企业应从以下几个方面加强管理，健全企业物资管理体系。
（一）编制好企业物资供应计划
物资供应计划是控制企业成本的重要环节。物资计划是在参考上年实际完成的基础上，根据企业的生产能力和市场需要，对企业所需各种物资做出预算，并经计划、生产技术等部门专业审查后编制出的计划，以杜绝盲目采购。物资供应计划主要包括，计划期物资需用量；计划期末的合理储备量；计划期初的库存量；计划期的物资采购量。
物资采购量(申请量)=物资需要量+期末储备量-期初库存量
通过加强物资供应计划的编制工作，让生产、管理等部门对仓库物资的储存现状有个全面了解，从而杜绝盲目采购。
（二）按计划做好物资采购工作
物资采购工作是物资管理的关键环节，它不仅是保证企业产品质量的需要，更是堵住企业经营“成本漏洞”和消除利润隐形流失的需要。在实施物资采购过程中，着重抓好以下工作：
1.加强采购人员的职业教育和管理，提高采购人员的自身素质，培养出一批即敬业爱厂，又有责任心、有能力的高素质采购人员，以采购人员的素质来保证物资采购的质量，杜绝采购人员个人为吃回扣拿好处而损害企业利益的不正之风。
2.加强对物资供应商的管理，降低采购风险。物资供应部门应建立客户档案，并根据其资信程度、生产能力、技术水平、供货价格、供货质量、售后服务、协作关系等实行分类管理。选择信誉好、配合能力好、价格适宜的供应商并与之建立良好的合作关系，保证产品的质量和产品的及时供应。
3.控制价格。对采购物资应本着“择优布点、质比三家、货比三家、先近后远、合理定价”的原则，减少中间环节，以降低物资的采购成本。重大设备、大型配件、生产工艺需要的关键材料，采取招标方式确定供应商，实行高质量、低价格、讲效率的最佳方案。一般采购制定“比价管理”制度，避免盲目选择供应商造成损失，杜绝暗箱操作。物资采购较多的企业成立价格管理部门，赋予其采购的审批权和付款审批权，有效地将采购的审批和采购的执行、采购的执行和付款的审批等不相容职务分离开来，能够保证物资采购在数量、价格上的合理性，杜绝吃回扣现象。
4.合理确定采购量。采购部门要提倡“多存信息，少存实物”的新观念，严格执行材料采购计划，合理确定采购批次和采购数量，防止盲目采购和无计划采购。
5.加强对采购合同的管理。建立合同台账、做好合同汇总是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。
（三）强化物资储备管理，降低材料存储成本
物资储备管理是企业保证正常生产的必要手段。为保证生产的正常运行，必须做好仓储管理工作，使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。其具体措施为：
1.物资验收入库必须严格按采购计划对物资的品种、规格、数量严格检查、验收，质量不合格的物资予以退货。
2.仓储物资储存过程中要采取良好的保养手段，以科学的方法做好物资保养工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小等进行分类，分别加以妥善保管，并有相应的保管养护手段，确保在库物资的质量和价值。3.严格财务制度，完善物资进出库的各种手续，建立健全存货清查盘点制度，并定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，保证仓库中物资的种类与数量和账目相符。
4.搞好物资储备定额管理。在存货管理上讲效益，需要合理的确定进货批量和进货时间，使存货总成本最低。需要控制的存货成本有：订货成本、购置成本、储存成本、缺货成本。同时需要正确地制定合理的储备定额。储备过多，会占用大量资金及保管费用；储备过少，会影响生产，带来经济损失。
5.建立低值易耗品、包装物的管理台账。低值易耗品、包装物在财务上采取一次摊销法和五五摊销法，对使用周期长的建立领用后续管理台账，提高其使用效率，降低成本。
6.建立健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立相应的责任追究机制。
（四）加强对生产用料的控制
生产过程中耗用材料数量的多少是影响材料成本的决定因素。为做到生产用料的准确与科学，应强化以下工作。
1.加强物资定额管理，坚持生产技术与物资管理相结合，由生产技术人员依据原有的材料消耗定额标准，结合生产工艺、技术，对材料的需求制定科学合理的材料消耗定额。
2.要严格执行定额消耗管理。对生产部门的领料要严格按计划和物耗定额进行控制，实施超定额领料层层审批制度，力争把超额领料控制在零，真正体现以销定产，以产定耗的管理原则。
3.加大修旧利废工作，对闲置报废，经鉴定可修复使用的材料，应立项攻关修复，使之再利用到生产上，提高材料的综合利用率。
4.强化内部制度，杜绝制订定额的人员与生产部门携手舞弊，加强仓库、单位的保安措施，防止多领材料，给企业造成不必要的损失。
（五）建立物资管理信息系统
采购助理未来的规划篇二
在西方部分国家，采购管理起源于二十世纪的八十年代。人们发现，在企业生产过程中，企业的大部分成本来源于产品原材料及服务的外部采购。经过十多年的探索与发展，到九十年代，采购管理才被作为一种能左右企业主要经济指标的工作而被各企业的高层管理人员所重视[1]。二十一世纪的今天，对于绝大部分工业企业来说，采购成本已经占到企业总成本的30%-90%，平均水平也达到了60%。根据有关数据测算，企业的原材料采购价格每降低2%，净资产回报率的增加幅度可以达到15%左右。采购管理在我国受到了前所未有的重视。
1采购管理简介
采购管理的英文名称为：procurementmanagement，它是指企业在日常生产过程中从事的下达计划、编制采购单、签订合同、到货检验、发票管理，以及货款结算的全过程采购流程，同时，对于过程中譬如物流运动等各个环节的运行状态进行跟踪、监控，从而用科学经济的管理手段实现对企业采购过程的精确控制[2]。
2采购管理的内容
采购管理的核心内容包括计划管理、合同订单以及发票与货款结算三个方面。
计划管理
制定合理的采购计划是计划管理的核心。它可以为企业管理者提供清晰准确的采购计划和执行路线，为企业管理提供不可或缺的决策依据。采购计划通常分为定期采购计划和不定期采购计划。定期采购计划包括周、月、季、年度采购计划。不定期采购计划是根据企业产品生产过程中发生的采购需求而制定的计划。采购计划通过多对象、多元素的分解、分析，把企业的采购需求逐项分解为采购任务，使得需求更加有可实施性。
合同订单
合同订单管理通常以采购单为起点，及时准确地跟踪合同订单的确认、发货、物流、到货、清点检验、出入库等各个环节，从而实现采购流程中合同订单环节的全过程控制[2]。同时，可以采用电子商务系统、erp供应链管理系统等，对多种采购流程进行动态精确管理，保证采购流程的可追溯性。
发票与结算管理
发票是企业采购管理工作在结算阶段的重要内容。根据企业业务重组变化以及流程优化再造的需要，采用电子商务系统对发票和结算情况进行科学的管理，既保证了各项货款结算的准确性和及时性，又使得同一货物不同批资的采购价格具有可追溯性和可控制性，从而降低企业的采购成本，使企业利润最大化[3]。
3采购管理的意义
工业企业采购管理工作的总体原则是按照国家各项政策法规和企业生产经营的项目采购基本原则，依据严谨规范的采购程序，最终实现采购总成本、材料质量和采购进度的精确控制，在规定的时间节点内完成优质货物、工程和服务的采购。采购管理的意义有以下三个方面：
以成本为控制目标、提升采购管理效益
生产成本是企业终端产品出厂价格的核心影响因素，而出厂价格更是企业面对充分的市场竞争，提升核心竞争力的决定性因素。因此，原材料采购过程中，采购管理者必须采取各项措施，努力降低各项采购件的采购成本。企业采购成本失去控制，将最终吞噬企业的利润[3]。在我国现阶段，衡量企业采购管理工作有效性的主要指标是采购总成本。采购成本在通常情况下分为直接成本和间接成本。直接成本是指企业采购材料或物资的成交价格，即采购商与供应商最终签订采购合同的实际交易价格。直接成本的主要控制方法包括评定合格供应商并分阶段更新、本土化采购、集中数量优势进行谈判、提高日常效率、加快付款周期等。间接采购成本是指企业在日常采购过程中，间接发生的一些费用。例如汇率、物流费用、库存占用费用、检验投入费用、成品包装的费用等[4]。通常，企业通过降低运输的次数、提高采购质量而实现来料免检、最大限度地缩短采购周期、降低内部材料的库存、包装材料的二次利用、能过快速结算降低采购价格等方式来实现采购成本的下降。
提升原材料质量、降低整体风险
质量、安全、保密是企业生存的三根^v^红线^v^，质量作为三根^v^红线^v^的第一位，重要性和意义十分重大。原材料的质量好坏，是企业风险管控的重要环节，直接关系到最终出厂产品的质量和市场竞争力。因此，原材料采购部门应建立严格的采购管理制度，不断提高全员的质量管理意识和风险管控意识的同时，将管理体系向供应商延伸，形成全方位的采购管理体系，从而实现对最终产品的质量控制。
了解物资供应链条、提高材料周转效率
在日常采购过程中，采购部门要与各原材料供应商建立良好的沟通和联系，及时准确了解物资供应链条和产品供需情况，在保证企业正常供货的前提下，降低不必要的储存和保管费用，并根据市场价格波动情况做到适时采购，从而提高材料的周转效率，为企业赢得更大的市场竞争空间。
4采购管理的主要措施
编制原材料需求计划
原材料需求计划是企业采购部门确定最终采购数量和编制采购计划的主要依据，只有编制出切合实际，与项目执行情况最大限度匹配的需求计划，采购部门才能以此为依据，制定采购计划，并确定订货数量和目的供应商，从而签订采购合同，进行后期的存货管理。原材料需求计划一般由企业产品项目的技术负责人员编制，其主要依据是产品的设计图纸和相关技术方案的选择等[5]。
确定经济的采购量
经济采购量是指项目在一定时间内原材料存货成本在最低限度时的采购数量。存货成本，是指为形成和维持企业正常的材料需求而保持的各项采购费用支出，它受原材料的数量、价格变化而增减，主要组成部分为订货产生的成本、购买产生的成本、储存过程中的成本以及缺货造成的相关成本四部分。确定经济采购量的目的，就是要使企业采购工作中与材料有关的上述四项费用总和保持在较低水平。根据企业项目的具体情况，可以重点考虑购买产生的成本和缺货造成的成本，以此确定企业的经济采购量[5]。
制订采购计划
采购计划通常由采购管理部门来制定，它是采购部门根据材料需求计划、经济采购量、合同具体情况等，通过详细准确的分析，制定的采购方案，包括合同类型、采购标准、目标供应商、人员组织、费用预算等[5]。采购计划重点要求准确性、时效性和可执行性。
询价比对
采购助理未来的规划篇三
一、背景情况
协议库存是电力总公司根据未来一定时期内需求预测，将电力物资分类汇总，通过招标采购的方式确定供应商并签订采购协议的过程。计划管理作为物资管理的“龙头”，合理协议库存管控能够缩短采购供应周期，避免出现物资“断档”，并减少物资供应库存压力、节约运营成本[1]。文献[2]从物资需求计划预测角度，对协议库存需求计划申报流程、需求部门与物资部门协同问题展开探讨。文献[3]应用二次指数平滑法，探讨了在物资集约化模式下，物资协议库存需求预测的方法。文献[4]中，提及物资标准化工作对协议库存设计部门、需求部门、物资部门的连锁效应。本文根据实际工作中的业务，结合物资计划管理的日常工作，从需求计划管理方面对协议库存执行管控进行探讨。
二、计划管理与执行管控
计划管理，主要包括物资、工程及服务的需求计划、采购策略、采购计划、统计分析和计划考评等内容。物资计划管理遵循“统一、集中、全面、刚性”的原则，按照“主动超前、统筹协调、闭环管控”的工作机制，通过对物资计划与综合计划、预算的统筹与协调，确保计划合规、审核准确、报送及时，实现物资计划闭环管控。
根据计划管理定义，总公司物资协议库存采购每年安排1-2次，协议库存有效期一般1年。编制原则为根据近3年历史采购数据，结合公司年度综合计划，按照物料品种编制协议库存采购需求计划。
1.需求部门与物资部门的分工与界面
物资执行管控阶段：省公司定期物资预警，地市物资供应中心占主导地位，其根据物资类别，一是将计划金额执行进度与1年期时间的时序进度进行比较，指出进度不足物资品类。二是对现有供应商执行进度进行分析，并对计划金额使用完毕物资，开展未来一定周期（如半年）的补充预测，分析偏差原因后，向省公司提出计划调整申请。
2.需求计划审查方法
采购助理未来的规划篇四
随着我国社会钢铁冶炼技术的发展以及钢铁原材料市场的不断变化，钢铁企业传统的原材料采购管理模式已经不再适应现代企业实际工作。在这种情况下，大量的钢铁企业在原材料采购过程中，结合企业实践情况采用了项目导向型原材料采购管理模式，提高企业原材料采购工作质量。在实际工作中，这一采购管理模式的应用对于钢铁企业生产、成本控制以及社会效应的提升都起到了良好的促进作用。本文以项目导向型原材料采购管理的作用以及主要工作内容为重点，开展了相关研究。
一、项目导向型采购管理模式作用分析
项目导向型管理模式的核心就是提高原材料采购中的成本管理效率，降低材料浪费、采购超标等问题的出现。在实践工作中，这一模式的应用可以起到以下作用：
（一）提高原材料采购中的经济效益
在钢铁企业管理过程中，对于原材料采购过程中成本控制要求的提高，是企业采用项目导向型采购管理模式应用的主要原因。在项目导向型管理模式中，企业原材料采购成本管理质量得到极大提升，这主要是因为以下两个原因造成的：一方面，项目导向型管理模式是以生产项目需求为核心开展的采购管理，其采购成本经过全面的技术分析与核算，成本内容接近于最优化的水平，这对于原材料采购成本控制的开展起到了良好的促进作用；另一方面，项目导向型管理模式的采购过程是由生产、技术、采购以及财务管理部门组成的采购团队领导下完成的，这种团队化的管理模式可以很好地避免采购过程中因人为问题造成的成本提高与资产流失问题的出现。
（二）保证企业社会效益的提升
随着我国社会对于企业绿色环保意识的不断加强，建设环保型钢铁企业成为钢铁企业建设的重要内容。在这一建设过程中，利用项目导向型管理模式推进绿色低碳采购工作的开展，对于钢铁企业社会效益的提升有着良好的支持作用。特别是在采购管理中，采购管理团体制定出符合低碳环保标准的采购计划，并在招标、质检环节中进行严格把关，保证原材料的环保性是建设绿色环保企业，提升企业社会公众形象与社会效益重要保障。
二、项目导向型管理模式主要程序研究
项目导向型原材料采购模式，是一种以生产项目需求为核心，通过综合性分析手段进行的采购管理工作。在实际的管理过程中，其主要程序包括了以下环节。
（一）做好采购团体的组建工作
在开展采购管理开始前，企业管理者需要根据项目内容与技术要求，组建起符合采购要求的采购团体。在采购团体中，与项目技术、生产、原材料采购等相关的管理部门，都需要派遣专业人员参与管理工作，并发挥出自己的专业作用。在实际的采购管理中，各部门的作用主要表现在以下几点：技术与生产部门负责制度项目计划中原材料的数量与技术要求；采购部门负责采购与物流工作的执行；质检部门负责原材料的质量检测工作；财务管理部门负责成本控制与采购资金保障；法律部门负责采购合同的拟定与监管。但是，我们需要注意的是，采购管理团体是出于独立性的管理团体，不受到任何部门的牵制，而是由企业专管的副经理级别人员直接管理。
（二）以项目需求为基础制定采购计划
在采购团体组建完成后，团体内部要根据项目需求进行合理的技术分析，制定出科学合理的采购计划。在采购计划制定中，其主要内容包括了以下几点：首先是制定采购的需求量。在采购计划制定中，采购团体需要以项目生产中所需要的原材料数量与技术要求，制定出合理的原材料需求量，用以指导采购管理的开展。其次是确定合理原材料采购量。在确定了采购需求量后，采购管理团体需要再结合企业生产、物流、库存等各项实际情况，做好采购量的确定工作。例如，在物流与库存允许的情况下，团体可以采用一次性采购方式，但是如果不允许或存在风险的情况下，采购团体可以在计划中按照采购比例制度采购量，进行分次采购工作。最后是制定出合理的采购方案。在确定了采购数量后，各部门需要根据自身对原材料的需求特点，共同制定出合理的采购计划。例如，采购部门需要依据物流情况，制定物流计划；技术部门需要依据材料技术特点制定材料储存保障计划；财务部门需要依据市场情况制定成本控制计划等。
（三）采购计划的实施
在采购计划制定完成后，按照计划内容开展采购工作是项目导向型采购管理的核心阶段。在这一阶段中，其主要工作内容包括了以下过程：首先是招标与供货商的确定。按照采购计划，管理团体需要在市场内确定供货商，其确定方式可以采用招标模式进行，也可以通过市场需求确定。确定了供货商后，再与供货商进行谈判并签订采购合同，即完成了其采购工作。其次是做好原材料物流与库存管理。在采购完成后，采购团体需要根据材料特点与成本因素合理安排物流运作，并安排好库存管理。最后是采购的财务结算。在原材料入库后，企业财务人员根据采购合同与供货商提供的发票，进行财务结算完成整体的采购工作。
（四）做好采购管理的评价与考核工作
在完成原材料采购工作后，技术采购管理团体需要根据采购计划内容与实施结果，以及原材料采购管理效果进行评价与考核工作。其主要内容主要是针对采购中的各项管理工作进行评价与考核，评价其管理效果。例如，财务人员进行成本控制评价与考核；参与采购管理中的各部门绩效管理考核；质检部门对于材料技术性能以及供货商的评价等都是这项工作的主要内容。
三、结束语
在当前的钢铁企业采购过程中，项目导向型原材料采购管理模式的应用成为原材料采购的重要管理模式。在这种管理模式研究中，我们结合其管理过程开展了各阶段主要工作主要内容研究，保证这一管理模式在企业采购管理中发挥出应有的作用。
采购助理未来的规划篇五
自人民银行总行于2004年9月下发《集中采购管理试行办法》(以下简称《办法》)以来,各级行不断完善采购监督管理及运行机制,定期组织采购业务专项审计,促进了集中采购工作规范化运作。但是,应该看到,集中采购内部控制在行际间是不平衡的,有些行的内部控制相对比较薄弱,在管理和运行中还存在一定风险,必须加以改进。
一、集中采购制度执行中存在的主要问题
(一)内控制度建设和执行不够全面
集中采购制度尚不完善,存在未按照《办法》要求,结合自身实际,建立相应的采购、验收、监督管理操作规程现象。年度采购计划编制不完整,有的行编制的采购计划表,未就采购物品的技术规格型号、资金渠道作说明,以及存在未将相关服务项目列入采购计划表现象。采购档案管理不严格,主要是采管委会议记录不全面,部分采购项目留存资料不完整,以及未集中管理采购项目档案,采购项目资料分散在相关部门等。
(二)部分采购活动不够规范
签订采购合同不规范,部分采购合同无供应商印章或无签约时间,有的采购合同采购方加盖的是部门印章,个别采购项目确定供应商后,未与供应商签订购销合同即实施采购行为。未按规定组织业务部门人员及专业人员组成验收小组,对所购货物或服务等的品种、规格、性能、数量、质量和其它相关内容进行验收等。
(三)采购基础工作不够扎实
采购文件填制不够规范,有的邀请招标书上未盖章或未填写日期。个别采购合同相关条款变更后,未签定补充合同。对工程预、结算书审核不严格,存在未加盖编制单位印章、无编制人、无复核人签字现象。固定资产账务核算不完整,个别采购项目入账不及时,部分采购物品未建账管理等。
(四)履行监督检查职责不够全面
主要是部分基层行内审、监察人员对采购活动未做到定期或不定期监督检查,对一定金额以上的大额采购活动未按规定事中参与监督,以及存在采购项目结束后,监督部门未参与监督验收等问题。
分析产生上述问题的原因,主要有:一是执行内控制度意识不强。近年来,各基层行尽管建立了相关采购内控管理制度、岗位职责和操作流程,但是,在实际操作中,存在着执行制度不严、规范操作业务意识不强的现象。如在采购验收工作中,个别采购项目由采购人员直接验收,而非由采购验收小组验收并出具验收意见书。二是缺乏独立的采购机构和采购专业技术人员。目前,基层央行采购日常管理工作一般由会计财务部门承担,具体采购事项由后勤服务中心或科技部门承担,这些部门承担了业务工作和采购工作双重角色。由于没有专门采购职能机构,相关部门的职能界定不清,一些具体问题不便解决,操作困难。再从采购、评标、验收人员来看,均是从各部门抽调相关人员组成的,尚不能适应采购工作专业性强等要求。
二、基层央行实施集中采购潜在风险评估
采购是人民银行内部风险较高的一项活动,关系到人民银行预算资金、实拨资金使用的安全性、效益性和效果性,分析评估人民银行采购潜在风险,主要有:
(一)外部风险
一是市场风险。采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素影响,不能完全保证采购到质优价廉的物品或服务,实现预期采购目标。二是采购质量风险。即供应商提供的物品质量、规格等不符合要求,导致所购物品无法使用或只能部分使用。由于人民银行集中采购属于自用性质,没有直接的经济利益指标进行衡量,即便采购物品质次价高,也可能一时难以分辨,使得集中采购结果偏离预定目标。
(二)内部风险
一是集中采购人员风险。人民银行集中采购政策性强、涉及面广、技术要求高,集中采购人员不仅要了解财务预算管理知识,还必须掌握招投标、合同签订和执行、市场调查等多方面知识技能。因此,集中采购中不可避免地存在采购人员技术资源风险、职业道德风险和工作技能风险。二是合同风险。即由于签订合同审核把关不严,在合同要素不全、合同条款模糊不清、违约责任约束简化的情况下,盲目签约而导致的风险。三是验收风险。由于采购验收不合规,采购物品可能存在数量上缺斤少两,在质量上以次充好,在品种规格上货不对路等问题。
三、改进基层央行集中采购内部控制的建议
(一)完善制度建设,规范采购行为
规范人民银行系统集中采购行为,加强采购支出管理,将为提高资金使用效益,促进廉政建设起到积极的作用。为此,各基层行要积极贯彻落实《办法》各项要求,结合自身实际进一步完善采购实施细则,明确采购计划编制、采购范围、限额标准、采购方式、合同订立、货物验收、资金结算、定期监督、档案管理等各环节的具体操作。
(二)组织业务培训,提高人员素质
集中采购是一项政策性强、专业化程度高的工作,基层人民银行采购人员一般缺乏采购专业知识。这就需要上级行定期或不定期地举办采购培训,提高其专业水平。同时,各级行在实施采购中也可以聘请社会专业人才参与人民银行相关项目采购工作,达到提高效率、节约资金、降低风险的目的。
(三)严格采购监督,防范采购风险
一是加强事前监督。要根据财务预算、固定资产管理要求,对各部门提出的采购需求计划认真把关。二是加强事中监督。重点看是否坚持按章办事,包括采购方式的合规性、采购操作的透明性和采购验收、采购资金结算的有效性。三是加强事后监督。内审、^v^门要按内控制度要求定期或不定期地对采购活动进行监督检查,发现问题,限期整改。